वेळेचे व्यवस्थापन कसे कराल?

वेळेचे व्यवस्थापन कसे कराल?

गौरी खेर - सोमवार, २० ऑगस्ट २०१२

‘उद्या’ उमलणारी सर्व फुलं ‘आजच्या ’ बियांमधून जन्म घेतात..

 एक चिनी म्हण

आजच्या अत्यंत व्यग्र जीवनशैलीत वेळेचं व्यवस्थापन करण्याची मोठी गरज निर्माण झाली आहे. वेळेच्या व्यवस्थापनामुळे कामांचा प्राधान्यक्रम निश्चित करता येतो आणि त्यानुसार कामे उरकता येतात. अत्यंत घाईगर्दीच्या वेळेस अचानक उद्भवलेली महत्त्वपूर्ण कामे वेळेत पूर्ण करता येतात आणि परिस्थितीवर ताबा मिळवणे शक्य होते.

 ०    उत्पादनक्षमता वाढवता येते.

०    मनावरच्या ताणाची पातळी कमी करता येते.

०    कार्यालयीन कामे आणि व्यक्तिगत आयुष्यात पार पाडायच्या गोष्टी यांचा समतोल साधता येणे शक्य होते.

वेळेचे व्यवस्थापन कसे करता येईल, हे पाहूयात:

१. योजना आणि आखणी-

विचार करण्यासाठी पुरेसा वेळ देऊन जर तुम्ही जी कामे उरकायची आहेत, ती योजनाबद्ध रीतीने पार पाडलीत, तर तुमच्या वेळेचा निश्चितच सदुपयोग होतो. विचार न करता आखलेला प्लान फिस्कटण्याची शक्यताच अधिक असते. कोणत्याही गोष्टीची आखणी करताना विविध शक्यता लक्षात घेऊन ती केली तर गोंधळ उडण्याची शक्यता कमी असते.  

२. उद्दिष्ट महत्त्वाचे-

तुमच्यासमोर नेहमीच एखादं उद्दिष्ट अथवा ध्येय असावं. त्यामुळे तुमच्या कामाला आणि ते साध्य करण्यासाठी तुम्ही जो वेळ देता त्याला एक दिशा प्राप्त होते. मात्र हे उद्दिष्ट सुरुवातीलाच निश्चित करावे. ते कसे, कधी आणि कितपत पूर्ण करता येईल, याचा आडाखाही आखलेला असावा. ते उद्दिष्ट तुम्हाला झेपेल, असे असावे.

३. अग्रक्रम ठरवणे-

जेव्हा ध्येय गाठण्याचा प्रयत्न तुम्ही करत असता, त्यावेळी इटालियन अर्थतज्ज्ञ परेटो यांचा ‘८०-२०’ हा नियम वापरा. परेटो यांनी असं म्हटलंय की, ८० टक्के पुरस्कार तुम्हाला २० टक्के प्रयत्नांतून मिळू शकतात. हे अतिशय मौल्यवान २० टक्के प्रयत्न कोणते, ते समजून घेतल्यानंतर तुमचे अग्रक्रम तुम्ही ठरवू शकता. अशा तऱ्हेने तुम्हाला लाभदायक ठरतील अशा गोष्टींना आधी वेळ देणं, हे महत्त्वपूर्ण ठरतं.

४. कामांची यादी बनवणं-

दिवसभरात कोणकोणती कामं करायची, याची आखणी मनाशी करायला हवी. कामाची यादी आदल्या दिवशी झोपण्यापूर्वी किंवा सकाळी करता येईल. त्यामुळे कॅलेंडर किंवा कामाच्या वेळापत्रकाशी जुळवून घेता येतं किंवा कामांची यादी करून आवश्यकतेनुसार त्यात बदलही करता येईल. या दोन्ही पद्धतींचा उपयोग गरज भासेल त्याप्रमाणेही करता येणं शक्य आहे. त्यामुळे कामाचं प्राधान्य लक्षात घेऊन एकापाठोपाठ एक काम उरकणं शक्य होतं.  

५. लवचिकता-

कामात अनेकदा अडथळे येण्याची, बिघाड होण्याची किंवा दुसऱ्या एखाद्या गोष्टीकडे लक्ष वेधलं जाण्याची शक्यता असते. या सगळ्या गोष्टी गृहीत धरून कामाची आखणी करायला हवी आणि कामाची पद्धत ठरवायला हवी. वेळेचं नियोजन करणारी तज्ज्ञ मंडळी नेहमी असं सुचवतात की, प्रत्येकानं आपल्याजवळ असलेल्या वेळापकी ५० % वेळाचंच नियोजन करावं, तशा प्रकारेच कामाची आखणी करावी. फक्त निम्म्या वेळाचंच तुम्ही वेळापत्रक बनवल्यानं तुमच्या उरलेल्या निम्म्या वेळात तुम्हाला कामात येणारे अडथळे किंवा अचानक समोर आलेली आणीबाणीची परिस्थिती यांच्याशी सामना करता येतो. 

६. शारीरिक व मानसिक दृष्टीनं प्राइम टाइम लक्षात घ्या-

तुम्ही दिवसातल्या ज्या वेळात कामाच्या दृष्टीनं उत्साही, क्रियाशील असता, त्या वेळेत काम पूर्ण करणं उत्तम. तुम्ही पहाटेच्या वेळी काम करताना अधिक तरतरीत असता. रात्री काम करायला तुम्हाला अधिक आवडतं की, दुपारच्या वेळी तुम्हांला कामासाठी उत्साह अधिक असतो, हे जाणून घेऊन त्यावेळी काम केलं तर ते अधिक दर्जेदार आणि लवकर पूर्ण होतं. तुमच्यासाठी महत्त्वाची आणि प्रथम करायला हवीत अशी कामं करण्यासाठी वेळ देणं हा वेळेचं नियोजन करण्याचा सगळ्यात परिणामकारक मार्ग आहे.

७. योग्य गोष्टी योग्य तऱ्हेने करा-

सुप्रसिद्ध व्यवस्थापनतज्ज्ञ पीटर ड्रकर म्हणतात, ‘‘योग्य ती गोष्ट करणं हे गोष्टी योग्य रीतीनं करण्यापेक्षा अधिक महत्त्वाचं आहे. योग्य त्या गोष्टी केल्यानं अपेक्षित परिणाम साधला जातो. योग्य रीतीनं गोष्टी करणं म्हणजे तुमच्यातली कार्यक्षमतेनुसार कोणती गोष्ट योग्य आहे, यावर लक्ष केंद्रित करून नंतर ती योग्य रीतीने करण्यावर भर द्यायला हवा.’’

८. कामे तातडीने वा घाईत करू नका-

तातडीने केलेल्या कामाचे परिणाम अल्पकालीन असतात तर महत्त्वाच्या कामांमधून साध्य झालेले परिणाम दीर्घकालीन असतात. अशा महत्त्वपूर्ण कामाचा थेट संबंध तुमच्या अंतिम ध्येयाशी असतो. त्यामुळे तातडीने करावयाच्या कामांची संख्या कमीत कमी राखण्याचा प्रयत्न करा. म्हणजे तुम्हाला तुमची महत्त्वाची आणि प्राधान्याने पूर्ण करावयाची कामं करायला पुरेसा वेळ मिळेल. 

९. अनावश्यक गोष्टीकडे दुर्लक्ष करण्याची कला शिका-

क्षुल्लक गोष्टींना टाळण्याची आणि ज्या कामांचा तुम्हाला भावी आयुष्यावर फारसा उपयोग होणार नाही, अशा गोष्टींपासून दूर राहायला शिका. कामांच्या यादीत महत्त्वाची कामं कोणती आणि बाजूला सारता येण्यासारखी कोणती, हे तुम्ही नक्कीच ठरवू शकता आणि शक्यतो जी कामं तुम्ही एकटय़ाने करू शकता, ती कामं करण्यावर अधिक भर देणं योग्य ठरतं.

१०. कामातली चालढकल टाळा-

अनेकदा पुढय़ातलं काम पुढे ढकलण्याची किंवा टाळण्याची वृत्ती बाळगलीत, तर तुमचं काम कंटाळवाणं होतं. अशा वेळी त्या कामाचे छोटे छोटे भाग करावेत आणि एक एक भाग पूर्ण करावा किंवा मग मोठं काम करताना कंटाळा टाळण्यासाठी त्या कामाला ठराविक वेळ द्यावा. कामाचा सगळा भार एकदम पेलण्यापेक्षा एका वेळी थोडं थोडं काम पूर्ण केलंत, तर तुम्ही अशा टप्यावर पोचाल, जिथे तुम्हालाच ते काम लवकरात लवकर पूर्ण करण्याची निकड भासेल.