मित्रांनो, त्या प्रमाणे एखाद्या इलेक्ट्रॉनीक यंत्राचा वापर करण्यासाठी ऑपरेशन मॅन्युअलचा वापर करतो. त्याच प्रमाणे आपल्या व्यवसायातील, निरनिराळ्या विभागांमध्ये कार्यरत व्यक्तींनी अपेक्षे प्रमाणे कार्यरत राहण्यासाठी त्यांच्या कामाचे 'ऑपरेशन मॅन्युअल' तयार करणं गरेजेचं आहे. मागिल लेखात आपण पाहीले की, उद्योजकाने व्यवसाय विकासावर लक्ष केंद्रीत केलं पाहीजे व कर्मचार्‍यांनी व्यवसायाच्या दैनंदीन कामाची जबाबदारी उचलली पाहीजे. उद्योजकाने ही दैनंदीन कामे कर्मचार्‍यांना 'डेलीगेट' केली पाहीजेत. परंतु बर्‍याच वेळा उद्योजकांना व्यवसाया अंतर्गत कामे कर्मचार्‍यांना डेलीगेट करण्याआधी त्यांना ती वैयक्तीकरित्या शिकवावी लागतात. ही कामे इतरांना शिकवण्यासाठी फार जास्त वेळ लागतो. त्यामुळे उद्योजक टाळाटाळ करतो किंवा बर्‍याच वेळा असं होतं की कर्मचार्‍याला काम शिकवण्यासाठी उद्योजक बरीच मेहनत घेतो, आपला वेळ देतो परंतु कर्मचारी नोकरी सोडून जातो. त्या कर्मचार्‍याच्या जागी नवीन व्यक्ती येते, त्या व्यक्तीला परत शुन्यापासुन सुरुवात करावी लागते. कर्मचार्‍यांना तयार करण्याच्या प्रक्रीयेमध्ये उद्योजकांचा किंवा व्यवस्थापकांचा फार वेळ जातो. बहुतांश वेळ उद्योजकांना असे वाटते की सुशिक्षित व अनुभवी व्यक्तींना आपण कामावर ठेवले पाहीजे जेणे करुन त्यांना शिकवण्यासाठी जास्त कष्ट घ्यावे लागणार नाहीत. परंतु अश्या व्यक्तींसाठी त्यांना जास्त पगार मोजावा लागतो, आणि जास्त पगार देऊन सुध्दा हे कर्मचारी आपले काम योग्य पध्दतीने करतीलच याची खात्री नसते. प्रत्येक व्यवसाय हा वेगळा असतो, कंपनीच्या अंतर्गत प्रक्रीया, पध्द्त, वातावरण, पायाभुत तत्वप्रणाली या सर्व गोष्टी सर्वच व्यवसायांमध्ये सारख्या असतात असं नाही. त्यामुळे कोणत्याही कर्मचार्‍याला व्यवसायामध्ये नियुक्त केल्यानंतर लवकरात-लवकर कार्यरत करण्यासाठी त्याच्या पदाचे 'ऑपरेशन मॅन्युअल' प्रचंड फायदेशिर ठरते. ज्याप्रमाणे इलेक्ट्रॉनीक यंत्राचे मॅन्युअल वाचुन आपण त्या यंत्राचा वापर योग्यपणे करु शकतो त्याचप्रमाणे कर्मचार्‍यासाठी 'ऑपरेशन मॅन्युअल' त्याच्या पदाच्या जबाबदार्‍या, कामाचे स्वरुप व यंत्रणा समजुन घेण्यास मदत करते व कर्मचारी स्वावलंबीपणे आपली कामे करण्यासाठी सज्ज होतो.
'ऑपरेशन मॅन्युअल' म्हणजे काय?
'ऑपरेशन मॅन्युअल' हे कर्मचार्‍यांसाठी वैयक्तिक मार्गदर्शन पुस्तिके प्रमाणे असते. आपल्या व्यवसायामध्ये कश्याप्रकारे कार्य केले जाते, या बाबत सखोल माहीती त्यातुन मिळते. आपल्या कर्मचार्‍यांना महत्त्वाची माहीती सांगण्यासाठी परिणामकारक माध्यम म्हणुन आपण 'ऑपरेशन मॅन्युअल' चा वापर करु शकतो त्यामुळे आपल्या कर्मचार्‍यांना सुरक्षितता मिळते व ते स्वावलंबी होतात.
'ऑपरेशन मॅन्युअल' मध्ये खालिल गोष्टींचा समावेश असतो.
१) बाह्य आवरण: पुठ्ठ्याची फाईल ज्यामध्ये सर्व आवश्यक माहीती एकत्रीतपणे ठेवली जाऊ शकते. फाईल वर ज्या पदाचे 'ऑपरेशन मॅन्युअल' आहे त्याचं नाव सुद्धा शिर्षक म्हणुन लिहीलं जातं.
२) कंपनी बद्दलची माहीती: प्रत्येक कर्मचार्‍याला आपण ज्या कंपनीमध्ये कार्यरत आहोत त्याची माहीती असणं अत्यंत आवश्यक आहे. कंपनीच्या ज्या महत्त्वाच्या बाबींबद्द्ल कर्मचार्‍याला माहीती असली पाहीजे अश्या सर्व गोष्टी या भागात असाव्यात. उदाहरणार्थ : कंपनीची पायाभुत तत्त्वप्रणाली, कंपनीचे भव्यध्येय, संस्थापकाबद्द्ल माहीती, कंपनीची संघटनात्मक रचना, कंपनीचा इतिहास, कंपनीची आतापर्यंतची उल्लेखनीय कामगिरी इ.
३) उत्पादने व सेवा बाबतची माहीती: कंपनीच्या उत्पादन व सेवांबद्द्ल महत्त्वपुर्ण सर्व माहीती या भागात असणे गरजेचे आहे. कंपनीच्या उत्पादन व सेवांची विशेषता व फायदे. ग्राहकाला आपल्या उत्पादनांमुळे कसा फायदा होतो. जाहिरातीची कागदपत्रे, ब्रोशर, प्रॉडक्ट कॅटलॉग, ग्राहकांची यादी इ. बद्दल माहीती असणं गरजेचं आहे.
४) नियमावली: व्यवसायाअंतर्गत पाळायचे महत्त्वाचे नियम जे प्रत्येक कर्मचार्‍याने आपल्या वागणुकीव्दारे आचरणात आणले पाहीजेत. या नियमावलीमध्ये खालिल बाबींचा समावेश असतो. कामाची वेळ, अनुपस्थितीबद्द्ल, सुट्ट्यांबद्द्ल, मोबदला व इतर फायदे, सर्वसाधारण वागणुकीचे नियम, तक्रारी व अभिप्राय नोंदवण्याबद्दल, कंपनीतर्फे सुविधा, वेशभुषा, पदाला अनुसरुन महत्त्वाचे नियम, नियमां मागिल कारणे इ.
५) पदाबाबतची माहीती: या भागामध्ये विशिष्ट पदाकडून कोणत्या अपेक्षा आहेत ते मांडले जाते. त्या विशिष्ट पदाच्या कोणत्या जबाबदार्‍या आहेत व त्यांचे वर्णन संक्षिप्त स्वरुपात दिले जाते. त्याला 'जॉब डिस्क्रीपशन' असे म्हटले जाते. त्याबरोबर त्या पदाने कोणते काम, कोणत्या प्रक्रीयेने केलं पाहीजे त्याची सविस्तर यंत्रणा सुचनांच्या स्वरुपात लिहीलेली असते. जेणे करुन कर्मचारी आपलं काम त्या सुचनांच पालन करुन योग्य पध्द्तीने करु शकेल. त्याला SOP म्हणजेच 'Standard Operating Procedure' असं म्हणतात.
मित्रांनो, व्यवसायाचं ऑपरेशन मॅन्युअल तयार केल्यामुळे खर्‍या अर्थाने आपण व्यवसायाच्या विकासाच्या कामावर लक्ष केंद्रीत करु लागतो. परंतु बरेच लघुउद्योजक 'ऑपरेशन मॅन्युअल' बनवण्यासाठी इतके उत्सुक नसतात. त्यांना तो वेळेचा अपव्यय वाटतो, किंवा त्यांना स्वतःला त्यात रस वाटत नाही. माझ्या उद्योजकता विकास प्रशिक्षणक्रमांमध्ये मी 'ऑपरेशन मॅन्युअल' तयार करण्यासाठी उद्योजकांना मार्गदर्शन व प्रोत्साहन देतो. त्यांनीच ते तयार केले पाहीजेत असं नाही. एच. आर. प्रोफेशनल्स् ची मदत घेऊन हे काम करता येतं. 'ऑपरेशन मॅन्युअल' मुळे नवीन कर्मचार्‍यांना प्रशिक्षण देण्यास मदत होते. व्यवसाया अंतर्गत यंत्रणा निर्माण होण्यास मदत होते. 'ऑपरेशन मॅन्युअल' तयार करण्यासाठी गुंतवलेला वेळ नक्कीच बर्‍याच प्रमाणात परतावा करतो.
अतुल राजोळी, बॉर्न टू विन
संपर्कः 022-22939375/76/77/78, 7666426654, 9619465689
वेबसाईट: www.born2win.in
'माझा मोटिव्हेटर मित्र' या पुस्तकाच ऑडियो बूक अ‍ॅप डाउनलोड करण्यासाठी अ‍ॅण्ड्रोईड मोबाईलधारकांनी प्ले स्टोअरवर "Maza Motivator Mitra" सर्च करा आणि अ‍ॅप डाउनलोड कराकिंवा पुढील लिंकवर क्लिक करा. http://goo.gl/uNdKBy
2 comments:
Very beautiful information!
Bravo Sir!!!! It is a very knowledgeable information. Your speciality of simplify the complex subject is proven again.
"Operation Manual" is very important to any business, indeed, particularly SMEs.
Thanks & Regards, Nayana Naik, Lakshya HR Consultancy
Post a Comment